Od zamówienia do wysyłki – jak zautomatyzować obsługę sprzedaży w e-commerce?

Rosnąca liczba zamówień szybko odkrywa słabe punkty w organizacji sklepu internetowego. Ręczne przepisywanie danych, przełączanie się między systemami, błędy magazynowe czy opóźnienia w wysyłce mogą skutecznie hamować rozwój sprzedaży.

W tym artykule pokażemy, jak uporządkować cały proces i gdzie automatyzacja obsługi sprzedaży w e-commerce daje największy efekt - od obsługi zamówień i magazynu po wysyłkę oraz zwroty. Wspólnym mianownikiem dla tych działań jest system OMS Sellasist, który pozwala połączyć najważniejsze procesy sprzedażowe w jednym panelu i wygodnie zarządzać nimi na każdym etapie realizacji zamówienia.

Jak wygląda proces realizacji zamówienia w e-commerce?

Z perspektywy klienta proces jest prosty: zamawia, płaci i czeka na paczkę. Po stronie sprzedawcy uruchamia się jednak cały ciąg działań: pobranie zamówienia, weryfikacja płatności, rezerwacja towaru, kompletacja, pakowanie, przygotowanie przesyłki, aktualizacja statusu i ewentualna obsługa zwrotu.

W dobrze zorganizowanym e-commerce etapy te powinny tworzyć jedną spójną logikę:

• Sprzedaż - obsługa zamówienia - magazyn
• Kompletacja - pakowanie - wysyłka
• Statusy - ewentualny zwrot

Dobrze spięty proces sprawia, że zamówienie przechodzi do kolejnych etapów bez ręcznego przepisywania danych i pilnowania każdego statusu.

Sprzedaż wielokanałowa - jak zebrać zamówienia w jednym miejscu?

Zamówienia mogą wpadać z własnego sklepu, Allegro, Amazonu czy zagranicznych marketplace’ów (np. Temu, Kaufland, eMag). Przy kilku kanałach sprzedaży przeklikiwanie każdego panelu szybko staje się niewygodne i zwiększa ryzyko pominięcia zamówienia albo opóźnienia jego realizacji.

Praktyka e-commerce pokazuje, że ręczna obsługa zamówień wpadających z kilku miejsc jednocześnie potrafi zająć nawet do kilku minut na jedną paczkę. Przy skali kilkudziesięciu zamówień dziennie oznacza to stratę wielu godzin na samo powtarzalne przeskakiwanie między kartami i przepisywanie danych.

Sellasist automatycznie pobiera zamówienia z podłączonych kanałów do jednego panelu, gdzie można obsługiwać je według wspólnych statusów i reguł. Niezależnie od tego, czy zakup pochodzi ze sklepu internetowego czy marketplace’u, zamówienie trafia do tego samego procesu realizacji.

Zamówienie wpada do systemu - co dalej? Automatyzacja obsługi zamówień

Samo zebranie zamówień w jednym panelu to dopiero początek. Przy większych liczbach problemem stają się powtarzalne czynności: sprawdzanie płatności, ręczna zmiana statusów, generowanie dokumentów czy przekazywanie zamówień do kolejnych etapów realizacji.

To właśnie te powtarzalne działania warto przekazać systemowi w pierwszej kolejności. Wykorzystanie automatycznych akcji w Sellasist pozwala niemal do zera wyeliminować czas potrzebny na manualne zmienianie statusów czy generowanie dokumentów. System w ułamku sekundy po zaksięgowaniu wpłaty potrafi sam:

• Wygenerować imienną fakturę lub paragon (również w obcej walucie i z uwzględnieniem rozliczeń VAT OSS). 
• Przypisać właściwego kuriera.
• Przekazać zlecenie bezpośrednio do strefy kompletacji.

Reguły można elastycznie dopasować do własnego procesu sprzedaży, dzięki czemu zespół skupia się tylko na zamówieniach wymagających indywidualnych decyzji.

Synchronizacja stanów magazynowych w e-commerce

Przy sprzedaży wielokanałowej ten sam produkt może być dostępny jednocześnie w sklepie internetowym i na marketplace’ach. Jeśli po zakupie stan nie zostanie szybko zaktualizowany wszędzie, łatwo o overselling, anulowanie zamówienia albo konieczność kontaktu z klientem.

Dlatego stany magazynowe warto synchronizować automatycznie między kanałami sprzedaży. Po złożeniu zamówienia system powinien uwzględnić zmianę dostępności produktu i przekazać aktualne dane do pozostałych miejsc, w których jest on oferowany.

W praktyce taką rolę może pełnić system OMS. W Sellasist aktualizacja stanów jest powiązana z obsługą zamówień, więc sprzedaż z różnych kanałów może opierać się na jednym źródle danych o dostępności.

Jak przyspieszyć kompletację i pakowanie zamówień?

Kiedy zamówienie trafia do realizacji, zaczyna się fizyczna praca magazynu. Przy większej liczbie paczek problemem staje się nie tylko samo pakowanie, ale też odnalezienie właściwych produktów, zebranie ich w odpowiedniej kolejności i sprawdzenie, czy do paczki trafia właściwy wariant.

Zakres potrzebnej automatyzacji zależy od skali operacji. W Sellasist zakres wsparcia można dopasować do organizacji magazynu:

• Asystent Pakowania: Pomaga kontrolować poprawność pakowania m.in. z wykorzystaniem skanera kodów. System blokuje możliwość spakowania błędnego wariantu czy rozmiaru, informując o pomyłce sygnałem dźwiękowym i komunikatem ekranowym.
• Rozwiązania WMS: Pozwalają obsłużyć bardziej rozbudowane procesy – od optymalizacji ścieżek zbierania po szersze zarządzanie pracą całego magazynu.

Jak zautomatyzować wysyłkę z Paxy i Sellasist? 

Po skompletowaniu i zapakowaniu zamówienia pora na etap, przy którym łatwo stracić sporo czasu – szczególnie przy wysyłce zagranicznej: wybór lokalnego przewoźnika, wprowadzenie danych odbiorcy, utworzenie paczki, pobranie etykiety i przekazanie jej do druku. Przy większej skali ręczne wykonywanie tych czynności szybko może stać się wąskim gardłem.

Automatyzacja logistyki zaczyna się od wykorzystania danych, które już znajdują się w zamówieniu. Tak działa również połączenie Sellasist z Paxy, które otwiera sklepom drogę do sprawnych wysyłek cross-border:

• Dane z zamówienia są wykorzystywane bezpośrednio przy przygotowaniu paczki – bez ręcznego wpisywania wymiarów czy adresu.
• Droga od pakowania do nadania międzynarodowej przesyłki skraca się do jednego kliknięcia lub pojedynczego skanu.
• Etykieta nadawcza może drukować się automatycznie na drukarce termicznej dokładnie w momencie, gdy ostatni produkt trafia do kartonu.

Automatyczna komunikacja i tracking - co dzieje się po nadaniu paczki?

Po nadaniu paczki zaczyna się kolejny etap przepływu danych. Numer przesyłki powinien zostać przypisany do właściwego zamówienia, status realizacji zaktualizowany, a klient poinformowany o wysyłce. Jeśli sprzedaż odbywa się w kilku kanałach, aktualizowanie tych informacji osobno w każdym z nich może prowadzić do opóźnień i dezinformacji.

Integracja systemu OMS z obsługą wysyłek pozwala ten etap uporządkować. W Sellasist dane o przesyłce mogą być wykorzystywane w dalszym obiegu zamówienia i przekazywane do kanału sprzedaży, z którego pochodzi zakup. Cały proces pozostaje wtedy spójny także po opuszczeniu magazynu przez paczkę.

Co dzieje się, gdy zamówienie wraca?

Obsługa zwrotów w e-commerce uruchamia proces odwrotny do wysyłki. Paczkę trzeba zidentyfikować, przypisać do właściwego zamówienia, sprawdzić stan produktu i zdecydować, czy towar może wrócić do sprzedaży. Od tej decyzji zależą kolejne działania, m.in. aktualizacja stanów magazynowych czy dalsza obsługa klienta.

Najwygodniej, gdy zwrot nie funkcjonuje jako osobny obieg, ale korzysta z tych samych danych co wcześniejsza realizacja zamówienia. W Sellasist można powiązać zwracany towar z konkretnym zamówieniem i dalszymi operacjami magazynowymi, dzięki czemu historia sprzedaży pozostaje kompletna także po powrocie produktu do magazynu.

Sprawna wysyłka zaczyna się dużo wcześniej

Automatyzacja sprzedaży nie polega na tym, żeby każdą czynność zastąpić osobnym narzędziem. Największą wartość daje wtedy, gdy sprzedaż, obsługa zamówień, magazyn, wysyłka i zwroty nie działają jako osobne procesy, lecz tworzą jeden spójny obieg.

System OMS może w takim modelu pełnić rolę centrum operacyjnego, które porządkuje dane i kolejne etapy realizacji. Sellasist pozwala połączyć obsługę zamówień wielowalutowych, automatyzacje i pracę magazynu, a integracja z Paxy domyka część związaną z przygotowaniem i obsługą sprawnych wysyłek zagranicznych.

Dobrze zaprojektowany proces oznacza mniej zbędnych operacji, szybszy przepływ informacji i większą kontrolę nad tym, co dzieje się z zamówieniem na każdym etapie realizacji.

Chcesz wyeliminować błędy i przyspieszyć wysyłkę paczek w swoim sklepie? Przetestuj Sellasist bezpłatnie i zobacz, jak akcje automatyczne oraz integracja z Paxy zmienią Twoją codzienną pracę.

Wypróbuj Sellasist za darmo